Warum Referenzprozesse der Schlüssel zu erfolgreichen ERP-Einführungen sind

Interview mit Jens Fröhlich und Harald Büchel, Consultants aus dem Portfoliomanagement der KUMAVISION AG:

Was genau sind eigentlich Referenzprozesse?

Referenzprozesse sind bewährte Best-Practice-Abläufe, die aus dem Wissen aus über 3.000 erfolgreichen Kundenprojekten entstanden sind. Referenzprozesse bilden die komplette Wertschöpfungskette im Unternehmen ab: vom Angebot und Einkauf über die Fertigung und Logistik bis hin zu Qualitätssicherung, Service und Finanzbuchhaltung. Zusätzlich berücksichtigen Referenzprozesse auch branchenspezifische Anforderungen. So sind die Referenzprozesse in der Medizintechnik auf die regulatorischen Bestimmungen von MDR, FDA und ISO-Normen abgestimmt.

Warum spielen Referenzprozesse eine so große Rolle?

Diese vorkonfigurierte Prozessbasis schafft Orientierung, reduziert Komplexität und bietet Unternehmen einen verlässlichen Startpunkt für ihre digitale Transformation. Unternehmen müssen das sprichwörtliche Rad nicht neu erfinden, sondern können auf Abläufe zurückgreifen, die sich bei dutzenden Unternehmen in der Branche Tag für Tag bewähren.

Im Rahmen der Implementierung erhält der Kunde nicht nur eine vorkonfigurierte ERP-Umgebung, sondern auch praxisnahe Datenpakete, mit denen sich Prozesse realistisch simulieren und testen lassen. So wird der Übergang von der Theorie in die Anwendung beschleunigt – ohne leere Systeme oder abstrakte Musterbeispiele.

Wie entsteht ein Referenzprozess?

Das ERP-System bildet das Herzstück für die Prozesslandschaft unserer Kunden, als ERP-Partner sind wir uns dieser Verantwortung bewusst. Bei der Definition der Referenzprozesse kombinieren wir Branchenwissen mit Best Practices. Dabei steht die kontinuierliche Nutzengenerierung für unsere Kunden klar im Fokus. Ein partnerschaftlicher Austausch ist dabei unverzichtbar, dafür haben wir Formate wie die Usergoups auf dem Kundenforum und den Innovation Circle ins Leben gerufen. Als langjähriger Microsoft-Partner stellen wir sicher, dass unsere Prozesse auf einer zukunftssicheren Plattform aufsetzen.

Wie erleichtern Referenzprozesse die ERP-Einführung in anspruchsvollen Branchen wie Medizintechnik oder Anlagenbau?

In beiden Branchen ist die Einführung eines ERP-System besonders anspruchsvoll.- Medizintechnikunternehmen müssen regulatorische Vorgaben erfüllen, hochwertige Qualitätsprozesse abbilden und eine durchgängige Rückverfolgbarkeit sicherstellen. Die Referenzprozesse in unserer ERP-Branchensoftware KUMAVISION medtec365 bringen diese Anforderungen bereits mit, inklusive mehrstufigen Freigabeprozessen nach 21 CFRpart11, Dokumentenlenkung, UDI-Management, Prüfplänen, CAPA-Prozessen oder der Seriennummernhistorie.

Im Anlagenbau stehen andere Punkte im Fokus: lange Projektlaufzeiten, komplexe Montageabläufe und die Verbindung aus Konstruktion, Projektplanung und Einkauf. Die ERP-Branchensoftware KUMAVISION factory365 liefert dafür vorkonfigurierte End-to-End-Prozesse, die Themen wie CAD-Integration, Projektstrukturpläne oder Meilensteinplanung abdecken.

Der entscheidende Vorteil: Unternehmen arbeiten nicht mit einem „leeren System“, sondern mit praxiserprobten Modellen, die reale Abläufe widerspiegeln.

Was ist mit Anpassungen? Geht das überhaupt?

Standardisierung durch Referenzpresse und Individualität stehen nicht im Widerspruch. Ein klarer Standard schafft Stabilität und Verlässlichkeit. Genau dadurch wird es einfacher, gezielt über individuelle Besonderheiten zu sprechen: Wir führen die Diskussionen über individuelle Anforderungen nicht auf der grünen Wiese, sondern anhand etablierter Referenzprozesse.

Wie profitieren Unternehmen im Alltag von Referenzprozessen?

Referenzprozesse schaffen auf verschiedenen Ebenen Vorteile, ebenso für das operative Tagesgeschäft wie für strategische Entscheidungen.

1. Schneller produktiv werden

Mit SmartStart liefern wir ein vorkonfiguriertes ERP-System, das bereits vollständige Prozessketten enthält. Nur die eigenen Stammdaten müssen ergänzt werden. Damit wird eine ERP-Einführung in nur wenigen Monaten möglich, wie zahlreiche Kundenbeispiele zeigen.

2. Stabilität und Transparenz schaffen

Referenzprozesse bilden klare End-to-End-Abläufe ab, vom ersten Angebot bis zur Auslieferung oder Endabnahme. In der Medizintechnik bedeutet das z. B. durchgängige Rückverfolgbarkeit oder Audit-Trail-Funktionalitäten. Im Anlagenbau schaffen sie Transparenz über Budget, Ressourcen, Fortschritt und Qualitätsprozesse. Gerade bei komplexen, oft lange laufenden Projekten ist die so gewonnene Transparenz ein echter Wettbewerbsvorteil.

3. Wissen strukturieren und Zusammenarbeit erleichtern

Standardisierte Abläufe, eine verständliche Dokumentation und Prozessvisualisierungen unterstützen Schulungen und machen Abläufe für neue Mitarbeitende verständlich. Theorie und Praxis greifen leichter ineinander. Wenn alle Mitarbeitende mit dem ERP gut vertraut sind und gerne damit arbeiten, wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit deutlich gestärkt.

Was macht den Ansatz von KUMAVISION besonders?“

Drei Punkte zeichnen unseren Ansatz aus:

1. Branchenfokus und Erfahrung:

Unsere Branchenlösungen wie KUMAVISION medtec365 oder factory365 bilden reale Anforderungen präzise ab. Unsere Referenzprozesse haben einen hohen Reifegrad und sind dutzendfach praxiserprobt.

2. Plattformstärke durch Microsoft Dynamics 365

Das nahtlose Zusammenspiel bzw. die Integration ERP (Business Central), Business Intelligence (Power BI), KI (Copilot und Azure), DMS- und ECM-Systemen sowie Office-Anwendungen (Microsoft 365, Outlook, Teams) sorgt für ebenso benutzerfreundliche wie konsistente Abläufe in Unternehmen.

3. Begleitung über den gesamten Lebenszyklus

Mit unseren Services KUMAcare und KUMAfoundation sowie Veranstaltungen, Webinaren und unserem Schulungsangebot unterstützen wir Unternehmen kontinuierlich bei der Weiterentwicklung ihrer Prozesslandschaft und stärken damit letztlich auch die Wettbewerbsfähigkeit unserer Kunden. Das Betreibermodell Software-as-a-Service (SaaS) bietet durch die monatlichen Updates wertvolle Innovationsimpulse, die wir gemeinsam in Business-Cases mit echtem Mehrwert übersetzen.

Fazit

Die Referenzprozesse von KUMAVISION sind mehr als Templates, sie sind ein strategisches Werkzeug, um ERP-Einführungen zu beschleunigen, individuelle Prozesse auf ein solides Fundament zu stellen und Projektrisiken zu minimieren.
Standardisierung ist dabei kein Widerspruch zur Individualität. Sie ist vielmehr die Voraussetzung dafür, dass Unternehmen Innovation gezielt gestalten können.