Digitale Transparenz mit der ERP-Branchensoftware von KUMAVISION

SAREMCO hat sich auf die Herstellung von lichthärtenden Kunststoffen für die Zahnmedizin spezialisiert. Das Schweizer Unternehmen gilt als Pionier biokompatibler Dentalmaterialien und exportiert in über 60 Länder. Um Wachstum, Qualität und regulatorische Anforderungen in Einklang zu bringen, entschied sich SAREMCO für die ERP-Branchensoftware KUMAVISION medtec365 auf Basis von Microsoft Dynamics 365. Das Ergebnis: sichere Prozesse, digitale Transparenz und mehr Freiraum für Innovation.

In der Produktion von SAREMCO herrscht eine ungewöhnliche Atmosphäre: Gelbes Licht, keine Fenster, kein Sonnenstrahl. Der Grund liegt in der besonderen Natur der Materialien, die hier verarbeitet werden. Lichthärtende Kunststoffe für die Zahnmedizin reagieren auf sichtbares Licht – und genau das wäre in der Fertigung fatal. Unter diesen besonderen Bedingungen entstehen in Rebstein, einem Ort im Schweizer Rheintal, Dentalmaterialien, die weltweit einen hervorragenden Ruf genießen. SAREMCO ist Vorreiter auf dem Gebiet biokompatibler Kunststoffe, die frei von potenziell allergieauslösenden Inhaltsstoffen wie TEGDMA und HEMA sind. Zahnarztpraxen in über 60 Ländern schätzen die Produkte aus der Schweiz wegen ihrer hohen Qualität, hervorragenden Ästhetik und ausgezeichneten Verträglichkeit. Damit Qualität vom Rohstoff bis zur Lieferung gewährleistet bleibt, setzt das Unternehmen auf klare, digitale Prozesse und auf eine ERP-Lösung, die das Wachstum und die regulatorischen Anforderungen gleichermaßen trägt.

Innovation braucht Struktur

SAREMCO wächst und mit dem Wachstum stiegen auch die Anforderungen an Prozesse, Transparenz und Rückverfolgbarkeit. Die bisherige ERP-Software konnte mit dieser Entwicklung nicht mehr Schritt halten. „Wir wollten unsere Abläufe modernisieren, vereinfachen und gleichzeitig regulatorisch auf der sicheren Seite bleiben“, beschreibt CEO Sven Hauser die Ausgangslage. Die neue ERP-Lösung sollte zukunftssicher, cloudbasiert und mit Blick auf die Medizintechnikbranche entwickelt sein. Denn das Unternehmen wollte auf individuelle Anpassungen verzichten. Die Wahl fiel auf die Branchensoftware KUMAVISION medtec365 auf Basis von Microsoft Dynamics 365. Neben der technologischen Plattform überzeugte vor allem die Branchenerfahrung der KUMAVISION. „Für uns als kleines Unternehmen war wichtig, dass die Chemie mit dem ERP-Partner stimmt. Und das war hier von Anfang an gegeben“, ergänzt Hauser. Die Prozesse von Saremco ließen sich zu 99 Prozent mit dem Standard der KUMAVISION-Branchensoftware abbilden. Anpassungen waren nur dort nötig, wo Saremco aufgrund seiner internationalen Vertriebsstruktur mit spezifischen Intercompany-Prozessen arbeitet.

Keine Lücken, keine Kompromisse: End-to-End-Compliance

Als Hersteller und Vertreiber von Medizinprodukten der Klassen I und IIa unterliegt SAREMCO strengen regulatorischen Vorgaben. Die EU-Medizinprodukteverordnung (MDR) verlangt eine umfangreiche Dokumentation, Rückverfolgbarkeit und regelmäßige Audits - für kleinere Hersteller eine enorme Herausforderung, organisatorisch, personell und finanziell. Deshalb stand bei der ERP-Einführung ein Thema ganz oben auf der Agenda: Compliance. Mit dem integrierten MDR-Tool von KUMAVISION kann Saremco heute die Zulassungen seiner Produkte für unterschiedliche Märkte digital abbilden und steuern. Das System prüft automatisch, welche Produkte in welchen Ländern zugelassen sind und verhindert, dass nicht freigegebene Artikel in bestimmte Märkte ausgeliefert werden. „Das war früher ein hoher manueller Aufwand. Heute ist der Prozess revisionssicher dokumentiert, transparent und mit wenigen Klicks nachvollziehbar“, berichtet Hauser. Die neue ERP-Lösung unterstützt zudem die geforderte Rückverfolgbarkeit über Serien- und Chargennummern sowie MHD. Rohmaterialien werden direkt am Wareneingang im ERP-System erfasst, so dass eine durchgehende Rückverfolgbarkeit über die gesamte Wertschöpfungskette bis zum Patient in der Zahnarztpraxis sichergestellt wird. Zusätzlich nutzt Saremco Apps von KUMAVISION für Lieferantenbewertung und Risikoanalyse. Einerseits um Transparenz zu schaffen, andererseits um Berichtspflichten zeitsparend umzusetzen.

Skalierbare Prozesslandschaft

Auch in der Produktion der Dental-Komposite spielt das ERP-System eine zentrale Rolle. Vom Einkauf der Rohstoffe über die Herstellung bis zum Versand an die Kunden werden sämtliche Schritte in KUMAVISION medtec365 gesteuert. Stücklisten und Arbeitspläne entstehen direkt im ERP-System, wobei die Serien- und Chargennummern automatisch den jeweiligen Fertigungsaufträgen zugeordnet werden. Im Anschluss werden die Produkte lichtdicht verpackt, etikettiert und zusammen mit Beipackzetteln in Pharmatubes verschweißt. Auch diese Schritte sowie die Kommissionierung sind im ERP abgebildet. „Wir haben mit KUMAVISION medtec365 und deren darin enthaltenen Referenzprozessen unsere Prozesslandschaft weiter digitalisiert und können so unser Business besser skalieren. Gleichzeitig haben wir die Möglichkeit, durch weitere Maßnahmen wie die Einführung von Scannern oder die Anbindung von Etikettendruckern weitere Potenziale zur Effizienzsteigerung zu nutzen“, so Hauser.

Papierloses Unternehmen

Neben der Fertigung stand die Digitalisierung administrativer Prozesse im Fokus. Gemeinsam mit KUMAVISION führte SAREMCO ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf Basis von Microsoft SharePoint ein. Belege aus dem ERP, E-Mails, Verträge oder QM-Dokumente lassen sich zentral ablegen und mit Datensätzen im ERP-System verknüpfen. „Wenn wir im ERP einen Kunden oder Lieferanten aufrufen, sehen wir sofort alle relevanten Dokumente. Das spart Zeit, schafft Transparenz und ist ein wichtiger Schritt auf unserem Weg zu papierlosen Prozessen“, kommentiert Hauser. Die Einführung des DMS erleichtert so das mobile Arbeiten, etwa im Home-Office, bei Kunden oder auch in den internationalen Vertriebsstandorten, wodurch der Wachstumskurs zusätzlich unterstützt wird.

Digital in die Zukunft

SAREMCO war einer der ersten Anwender des neuen MDR-Tools von KUMAVISION. Die Erfahrungen aus dem Projekt flossen direkt in die Weiterentwicklung ein. „Wir haben konstruktiv zusammengearbeitet. Es war ein echter Dialog auf Augenhöhe, da KUMAVISION ein tiefes Verständnis für die Herausforderungen eines mittelständischen Unternehmens in einem stark regulierten Umfeld gezeigt hat“, beschreibt Hauser die Partnerschaft. SAREMCO beobachtet seit einigen Jahren eine tiefgreifende Veränderung des Dentalmarkts. Digitale Angebote, Nachhaltigkeit sowie Chairside-Lösungen prägen die Zukunft. Gleichzeitig verschärfen sich regulatorische Anforderungen, und die Märkte konsolidieren sich. „Wir sehen in dieser Entwicklung vor allem Chancen. Wer Prozesse digital beherrscht, kann Innovationen schneller umsetzen und neue Märkte erschließen Mit unserer neuen ERP-Lösung sind wir dazu bestens aufgestellt“, ergänzt Hauser. Mit der cloudbasierten Software hat das Unternehmen die Grundlage gelegt, um flexibel und skalierbar zu bleiben – ohne eigene IT-Infrastruktur. Updates werden jeden Monat automatisch eingespielt, womit das SAREMCO direkten Zugriff auf neue Technologien wie KI erhält. Auch hier soll digitale Transparenz dazu beitragen, dass sich das Unternehmen ganz auf sein innovationsgetriebenes Kerngeschäft fokussieren kann.