RPA und KI: Das Dreamteam revolutioniert das moderne Beschaffungswesen

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt stehen Beschaffungsabteilungen unter wachsendem Druck, mehr Wert bei gleichzeitiger Kostensenkung und Effizienzsteigerung zu liefern. Im Rahmen des BME-Einkäufertags auf der MedtecLIVE 2024 beleuchtete Tim Hädicke vom Fraunhofer Institut für Internationales Management und Wissensmanagement IMW die Kombination aus Robotic Process Automation (RPA) und Künstlicher Intelligenz (KI). Diese hat sich als leistungsstarke Lösung für diese Herausforderungen erwiesen und bildet nach Ansicht von Herrn Hädicke ein "Dreamteam" für moderne Beschaffungsprozesse.

Die Schlüsseltechnologien verstehen: RPA und KI in der modernen Geschäftswelt

RPA stellt einen bedeutenden Fortschritt in der Geschäftsprozessautomatisierung dar und fungiert als digitale Arbeitskraft für repetitive, regelbasierte Aufgaben. Wie Tim Hädicke vom Fraunhofer Institut für Internationales Management und Wissensmanagement IMW als Projektleiter im Mittelstand-Digital Zentrum WertNetzWerke erläutert, sind RPA-Bots Softwareroboter, die wie Menschen mit Computersystemen interagieren – sie klicken, scrollen und übertragen Daten zwischen Anwendungen. Ein wesentlicher Vorteil ist ihre nicht-invasive Integration: "Die zu automatisierende Software muss nicht modifiziert werden, da der Bot erstellt wird und wie ein Mensch mit Klicks, Scrollen usw. arbeitet." Diese Bots können ein breites Spektrum an Aufgaben ausführen, vom Lesen von Texten und Verarbeiten von Formularen bis zum Kombinieren von Daten aus verschiedenen Quellen wie CRM-Systemen, ERP-Systemen und Lagerverwaltungssystemen. Sie können sogar vielfältige Berechnungen durchführen, Screenshots erstellen, E-Mails verarbeiten und Berichte generieren.

KI hingegen bringt kognitive Fähigkeiten mit. Im Gegensatz zum strukturierten Ansatz von RPA können KI-Systeme aus Erfahrungen lernen, Muster erkennen und Entscheidungen in Situationen treffen, in denen Regeln nicht klar definiert sind. Dies macht KI besonders wertvoll für die Verarbeitung unstrukturierter Daten und komplexer Entscheidungsprozesse.

Der zentrale Unterschied zwischen diesen Technologien liegt in ihrem Aufgabenansatz. RPA folgt vordefinierten Regeln und Prozessen und liefert konsistente, vorhersehbare Ergebnisse. KI-Systeme lernen aus Daten und können sich an neue Situationen anpassen, wobei ihre Ergebnisse eine gewisse Unsicherheit aufweisen können. Diese grundlegende Unterscheidung macht sie zu natürlichen Komplementären im Beschaffungswesen.

Der strategische Vorteil: Nutzen der RPA-Implementierung

Die Implementierung von RPA im Beschaffungswesen bringt sowohl interne als auch externe Vorteile, die sich direkt auf die operative Effizienz und den strategischen Wert auswirken. Intern erreichen Organisationen Kosteneinsparungen durch schnellere, fehlerfreie Verarbeitung und 24/7-Verfügbarkeit. Wie Tim Hädicke betont: "Der Computer arbeitet schneller, arbeitet häufiger und vermeidet auch Fehler. Wenn ich tagelang eine Excel-Tabelle manuell übertragen muss, kann mir ein Tippfehler unterlaufen. Dem Computer passiert das nicht." Darüber hinaus verbessert RPA die Compliance durch konsistente Ausführung und bietet einfache Skalierbarkeit - "Einen neuen Mitarbeiter findet man vielleicht nicht so schnell, aber einen RPA-Bot zu kopieren und auf einem anderen Computer laufen zu lassen, ist unkomplizierter."

Extern profitieren Kunden von verbesserter Servicequalität durch Fehlerreduzierung und konsistente Verarbeitung. Im Gegensatz zu menschlichen Mitarbeitern, die "stressige Tage, langweilige Tage, familiäre Probleme oder Krankheiten" haben können, liefern RPA-Bots unabhängig von den Umständen konstante Leistung.

Zentrale Vorteile sind:

●        24/7-Betriebsfähigkeit ohne Ermüdung oder Fehler

●        Verbesserte Compliance durch konsistente Prozessausführung

●        Gesteigerte Servicequalität und Konsistenz

●        Skalierbarkeit zur Bewältigung schwankender Arbeitslasten

●        Reduzierte Verarbeitungszeit für Routineaufgaben

Besonders wichtig ist, dass die RPA-Implementierung menschliche Arbeitskräfte nicht ersetzt, sondern sie vielmehr befähigt, indem sie monotone Aufgaben aus ihrem Arbeitsalltag eliminiert. Dies ermöglicht es Beschaffungsexperten, sich auf Beziehungsaufbau, strategische Beschaffung und andere hochwertige Aktivitäten zu konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen und Expertise erfordern.

Wie RPA und KI sich ergänzen

Die wahre Stärke dieser Technologien zeigt sich in ihrer Zusammenarbeit, wobei jede unterschiedliche Prozesstypen adressiert. Wie Herr Hädicke erklärt: "Ein RPA-Bot braucht einen klaren Prozess. Ich muss wissen, was der RPA-Bot tun soll, um ihm die Schritte zu sagen." Im Gegensatz dazu bewältigt KI undefinierte Prozesse: "Das bekannteste Beispiel ist die Gesichtserkennung. Versuchen Sie jemandem Schritt für Schritt zu erklären, wie man ein Gesicht in den Pixeln eines digitalen Fotos erkennt. Das ist der Bereich der KI, die ich trainiere oder der ich einfach sage 'das sind Bilder, das sind Gesichter.'"

Dieser fundamentale Unterschied macht sie zu natürlichen Partnern. RPA liefert vorhersehbare, planbare Ergebnisse durch stabile, konsistente Prozesse, während KI Anpassungsfähigkeit und Lernfähigkeiten für die Verarbeitung unstrukturierter Daten und komplexer Entscheidungen bietet. Allerdings ist zu beachten, dass KI-Ergebnisse eine gewisse Unsicherheit mit sich bringen - wie Tim Hädicke betont: "Bei KI weiß man nicht immer, wie sie zu dem Ergebnis gekommen ist und ob es wirklich korrekt ist."

Beispielsweise kann KI bei der Rechnungsverarbeitung unstrukturierte Rechnungsdokumente lesen und interpretieren sowie relevante Datenpunkte extrahieren, während RPA die nachfolgenden Schritte der Dateneingabe in verschiedene Systeme und der Einleitung von Zahlungsprozessen übernimmt. Diese Kombination reduziert die Verarbeitungszeit drastisch bei gleichzeitiger Verbesserung der Genauigkeit.

Ähnlich verhält es sich beim Lieferantenmanagement, wo KI Lieferantenleistungsdaten und Marktbedingungen analysieren kann, um Empfehlungen zu geben, während RPA die Routineaufgaben der Datenerfassung und Berichterstellung übernimmt. Diese Partnerschaft ermöglicht es Beschaffungsteams, besser fundierte Entscheidungen zu treffen und gleichzeitig die effiziente Ausführung von Routineaufgaben sicherzustellen.

Praktische Anwendungen im Beschaffungswesen

Mehrere praktische Anwendungen demonstrieren die Leistungsfähigkeit der Kombination von RPA und KI im Beschaffungswesen:

• Rechnungsverarbeitungsautomatisierung: KI-Systeme erkennen und extrahieren Daten aus Rechnungen, während RPA-Bots die Dateneingabe und -verarbeitung in Buchhaltungssystemen übernehmen.
• Chatbot-gestützte Bestellung: KI-gesteuerte Chatbots interagieren mit Benutzern, um deren Anforderungen zu verstehen, während RPA-Bots den eigentlichen Bestellprozess in Backend-Systemen ausführen.
• Bestandsmanagement: KI-Algorithmen analysieren historische Daten und prognostizieren zukünftige Bedarfe, während RPA-Bots Daten aus verschiedenen Systemen für die KI sammeln und anschließend Berichte generieren.
• Lieferantenprofilanalyse: RPA-Bots sammeln Daten aus mehreren Quellen, während KI-Systeme diese Informationen analysieren, um umfassende Lieferantenprofile und Risikobewertungen zu erstellen.

Fazit

Die Kombination von RPA und KI stellt einen bedeutenden Fortschritt in der Beschaffungsautomatisierung dar. Während jede Technologie ihre eigenen Stärken mitbringt, schafft ihre Integration eine leistungsstarke Lösung, die sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Aufgaben bewältigen und beispiellose Effizienz und Mehrwert liefern kann. Mit zunehmender Digitalisierung der Beschaffungsprozesse wird die RPA-KI-Partnerschaft zunehmend zu einem entscheidenden Element erfolgreicher Beschaffungsstrategien.

Redaktioneller Hinweis:
Dieser Beitrag basiert auf dem entsprechenden Vortrag während der MedtecLIVE 2024 und wurde mit Unterstützung von KI erstellt. Auch das Rahmenprogramm der MedtecLIVE 2026, die vom 5. bis 7. Mai 2026 in Stuttgart stattfindet, bietet zahlreiche Vorträge. Die Fachmesse bringt Zulieferer, Anbieter aus der Entwicklung und Produktion von Medizintechnik, OEMs, Inverkehrbringer und weiteren Akteuren der Medizintechnik-Community zusammen.